En las oficinas centrales de AXA, con 1.800 trabajadores, únicamente hay un despacho: el de Jean-Paul Rignault, CEO de la compañía. Al entrar en las de Rastreator, para encontrar al director general hay que llegar hasta la última mesa corrida, al fondo y al lado de la ventana. Las hileras de despachos también son un recuerdo del pasado en BBVA, Idealista, L’Oreal o Banco Santander.

Quizás suena más a Google o Facebook, pero ya no es necesario ir a buscar este tipo de entornos de trabajo a Sillicon Valley o Palo Alto. Cada vez más empresas, no ya solo las tecnológicas, buscan cambiar la cultura empresarial y lo hacen empezando por la oficina: jefes y empleados diciendo adiós a los despachos e incluso a los puestos fijos de trabajo, restringiendo el uso del papel y el número de personas que pueden asistir a una reunión.

Los despachos son ya una reliquia en BBVA, Idealista, L’Oreal o Banco Santander

La próxima semana, la auditora EY (antes Ernst&Young) presenta al gran público sus nuevas oficinas en la pomposa Torre Azca de Madrid. “Tendrá espacios abiertos y colaborativos, se han eliminado los despachos y los puestos fijos, y se hace un menor uso del papel”, celebra José Luis Risco, director de Recursos Humanos de EY. “No hay despachos. No los necesitamos”, remacha Carmen Polo, directora de RRHH de AXA en España. Según explica, el cambio de oficina que hicieron en mayo de 2016 era la excusa para “agilizar el trabajo, la colaboración, la transversalidad, conseguir que cada uno se sienta dueño de su tiempo y del modo en que trabaja”.

“Las compañías se dan cuenta de que vale más el trabajo de cabeza que las horas de culo en el asiento”

Quedan atrás los tiempos en los que el trabajo se podía medir por el tamaño de las montañas de papel que se acumulaban en el lateral de la mesa. El escenario tecnológico ha impulsado la posibilidad de dar un verdadero sentido al cambio físico de los espacios de trabajo: “La mayoría de los trabajos se pueden hacer ya desde cualquier espacio y tiempo. Las compañías se han dado cuenta de que tienen que comprar menos horas de culo en el asiento y más de trabajo de cabeza”, reflexiona Enrique Dans, profesor de innovación en el IE Business School.

Oficinas de la consultora Cbre en Madrid.

Algo más que ganar espacio

Este concepto de oficinas, también llamado open o liquid space, por la vocación de espacios abiertos y fluidos, no es nuevo pero se ha generalizado en España en los últimos cinco años. Acompañado por la necesidad de ahorro de espacio, las compañías han visto la oportunidad de reducir otros costes y, sobre todo, conseguir beneficios. Un estudio de Deloitte publicado este mes de febrero corrobora la moda de aglomerar trabajadores en habitáculos en las oficinas españolas: en 2014, el espacio medio por asalariado era de 14 metros cuadrados; en 2016 ha caído hasta 10 metros cuadrados.

En 2014 había 14 metros cuadrados por trabajador de oficina; ahora, solo 10

El total de metros cuadrados igualmente ha decrecido: la oficina media en Madrid tenía 912 metros cuadrados en 2014 y 853 metros cuadrados ahora; en Barcelona se ha pasado en el mismo periodo de 638 a 561 metros cuadrados. Francisco Vázquez, presidente de la consultora de arquitectura y diseño de oficinas 3G Smart Group, pone cifras al ahorro económico: “Implementar modelos de espacio flexibles supone un ahorro del 30% en la reducción de metros cuadrados, un  30% adicional en costes operativos (alquiler, mantenimiento, energía…), un ahorro en emisiones de CO2 de los trabajadores que puede llegar al 35% más un 50% en ahorro energético”.

En oficinas donde la mayor parte del espacio la ocupaban despachos y grandes salas de reuniones vacías la mitad del tiempo, la falta de eficiencia era la constante, asegura Muriel Altunaga, directora de Espacios de trabajo en la consultora CBRE, donde llevan unos cinco años renovando oficinas según estos principios en España: “Las empresas están revisando su parque de despachos, pero no solo la cantidad, sino también su tamaño y ubicación. Los despachos que resisten han pasado de colonizar las fachadas a concentrarse en el interior”.

Mejorar la productividad

Cambiar los espacios individuales por espacios colectivos de los que el trabajador hace uso según la actividad que vaya a desempeñar también se traduce en un aumento de la productividad, según las consultoras, de entre el 15 y el 30%. “Hay estudios que aseguran que mejora la eficiencia, aunque también hay otros factores más difíciles de medir, pero que repercuten en los resultados de la empresa, como el bienestar del empleado. Porque, ¿cómo se paga un trabajador comprometido con la empresa?”, se pregunta Altunaga.

Las empresas aseguran ganar en productividad y hasta en felicidad empresarial

Para AXA, su primer objetivo era que no bajara el rendimiento y 10 meses después del cambio aseguran que nada indica que haya mermado.  Donde sí han ganado, explica Carmen Polo, es en la felicidad de los trabajadores: “En la encuesta de este año hemos ganado entre dos y seis puntos en satisfacción de los empleados”.

Oficinas de Alcampo en Logroño. 3G Smart Group

Problemas de la reconversión

No pocas grandes firmas han rehusado a dar su opinión a El Independiente sobre la reconversión del lugar de trabajo. Y es que no todo ha sido un camino de rosas. Entre los testimonios recabados, destaca la pérdida de privacidad, de la que protestan algunos trabajadores que han pasado de, por ejemplo, navegar por Internet a sus anchas a hacerlo con gente detrás. Rocío Díez, directora de Marca de Steelcase, evoca la necesidad de “espacios personalizados” ante esta merma de privacidad. “La gente puede sentir que trabaja con más ruido”, señala Díez.

También se produce una “merma de privacidad”. Y aumenta el ruido en el ambiente.

Otras fuentes directivas, desde el anonimato, subrayan las pegas de este modelo. “Me sé de una gran empresa en Madrid que tuvo que recuperar los despachos”, señala un directivo. “Según la firma, se habían perdido jerarquías y producido cierto caos. Había reuniones a la vista de todo el mundo que incomodaban a los asistentes. Y algún jefe se vio en la tesitura de no tener sitio donde sentarse tras haber gozado hasta hace bien poco de despacho propio”, añade. Otras voces resaltan que la tendencia casi automática de los operarios es la de llegar y sentarse siempre en la misma mesa y ocupar la misma silla. “A veces se manejan papeles, y los papeles ocupan sitio”, dice el primer anónimo.

Varias firmas han recuperado despachos: “Hay reuniones incómodas a la vista de todos”

El resultado de la eliminación de puestos fijos se traduce a veces en las llamadas “mesas calientes” (tras analizar los casos, se comprueba que las tasas de ocupación de muchas empresas no superan el 70%), lo que no siempre encaja en la mentalidad de los trabajadores. “Es complejo, se trata de un cambio cultural muy fuerte. La mayor lucha en estas empresas es contra el asentamiento. La gente tiende a sentarse siempre en el mismo sitio y a ocupar siempre la misma sala de reuniones”, afirma Dans.

No me pongas junto al jefe

No obstante, según una consultora, las empresas transmiten que el colectivo que peor asume el cambio es el de los mandos intermedios. “En España los despachos aún siguen siendo un sinónimo de jerarquía”, explican, por lo que es este segmento de jefes de equipo al que más le cuesta salir del despacho.

“En nuestro caso, las mayores barreras nos las pusimos nosotros mismos. Es cierto que trabajamos mucho, especialmente con los jefes, ya que no es fácil salir de los despachos, sobre todo cuando llevas muchos años, porque empiezas a exponerte muchísimo más”, explica la directora de RRHH de AXA: “Pero las reticencias venían de ambos lados, los trabajadores nos decían: ‘A mí no me pongas al lado del jefe’”.