La reforma que convertirá el registro horario digital en obligatorio para todas las empresas con trabajadores en España lleva meses atascada en un limbo técnico y regulatorio.
Desde sindicatos como UGT ya han instado al Gobierno nada más empezar el año a acelerar la aprobación del control horario digital (y el ajuste del SMI) o no firmarán más pactos con el ejecutivo.
Aunque la intención inicial del Gobierno era que entrase en vigor en 2026, múltiples fuentes del entorno jurídico y empresarial apuntan ahora a un retraso que podría extenderse hasta 2027.
¿El motivo principal? Las dudas en torno a su diseño y al impacto que tendrá sobre la privacidad de los trabajadores y la gestión de sus datos personales.
El registro digital y por qué preocupa su interpretación
El salto que propone la nueva regulación es radical: el registro horario será exclusivamente digital, trazable, seguro, verificable y accesible de forma remota para la Inspección de Trabajo.
Cada registro deberá estar disponible en tiempo real para auditorías técnicas. Este diseño técnico, pensado para reforzar el cumplimiento, ha generado una inquietud creciente.
No es casual. En un contexto donde la digitalización de procesos laborales crece con IA y sistemas interoperables, la línea entre medir horas y monitorizar personas se difumina.
La Inspección de Trabajo ya ha anunciado su estrategia para 2025-2027, que incluye empleo de inteligencia artificial y herramientas digitales para luchar contra el fraude cruzando bases de datos y patrones de actividad laboral.
¿Control horario o videovigilancia encubierta?
El eje del debate no es el registro de datos, sino qué datos y con qué propósito.
La normativa pretende que los sistemas digitales garanticen integridad y que eviten alteraciones posteriores, pero varios juristas y expertos advierten de los riesgos y malentendidos frecuentes en materia de protección de datos personales.
Conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa española (LOPDGDD), el tratamiento de datos laborales tiene bases jurídicas específicas: para el registro horario, no se exige el consentimiento del trabajador, porque la legitimación deriva del cumplimiento de una obligación legal del empleador.
Sin embargo, la captura de datos biométricos (huellas o reconocimiento facial) o el uso indiscriminado de geolocalización son cuestiones polémicas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es muy clara: los datos biométricos son categorías especialmente sensibles que solo son tratables en casos excepcionales.
La geolocalización, por su parte, sí puede implementarse si se limita estrictamente al horario laboral y se respeta el derecho a la desconexión fuera de jornada. Esta distinción técnica suele perderse en el imaginario colectivo, dando pie a interpretaciones más cercanas a la vigilancia continua.
La percepción del control horario en el entorno laboral y social
Aunque el objetivo de la digitalización es mejorar la transparencia laboral, evitar horas extra no registradas y luchar contra el fraude, entre trabajadores y parte de la opinión pública la medida puede percibirse como un sistema de vigilancia encubierto que puede ver más allá del tiempo trabajado.
Los juristas plantean preguntas clave: ¿puede la administración saber en tiempo real dónde está un trabajador? ¿Qué ocurre con los datos si se cruzan con otros sistemas públicos? ¿Quién accede a ellos y bajo qué garantías?
Por su parte, las empresas de referencia en software de fichaje digital como Kronjop reconocen que existen preocupaciones legítimas sobre los límites del uso de datos personales en entornos laborales, especialmente cuando la tecnología lo permite todo, incluso lo que no está regulado de forma explícita.
Desde la compañía afirman que su software es una herramienta económica, accesible y, sobre todo, preparada para cumplir todas las normativa o una posible homologación futura, avisan que: “es fundamental tener en cuenta la protección de datos de los trabajadores, por ejemplo, las que ofrecen métodos biométricos”.
Más allá del miedo: cómo avanzar sin perder derechos
Para que el registro horario digital deje de percibirse como una herramienta de control excesivo, es imprescindible:
- Clarificar legalmente qué datos son necesarios y cuáles no. Limitar el registro a inicio, fin y pausas, sin recoger datos de localización fuera de la jornada ni categorías sensibles sin justificación.
- Transparencia en el tratamiento de la información, con cláusulas claras y accesibles para trabajadores y representantes.
- Evaluaciones de impacto de privacidad previas a la implementación de cualquier sistema digital.
- Restricciones técnicas y legales sobre quién puede acceder y con qué propósito, prohibiendo usos secundarios no justificados.
Hasta que estos elementos no queden sólidamente fijados, el registro horario digital seguirá siendo percibido (y debatido) como algo más que una mera obligación administrativa.