Así lo indica el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, una obligación que afecta tanto a proveedores de IA como a empresas que usen esta tecnología en su día a día.
El 2 de agosto de 2026 ha entrado en vigor la primera fase de la aplicación práctica del Reglamento Europeo de inteligencia artificial o AI Act, que establece estrictos requisitos de transparencia y marcado de contenidos.
Sin embargo, hay una exigencia que es transversal a toda la aplicación de la Ley y a la que no se le está prestando la atención que merece: la obligación de las empresas que usen IA de formar a sus empleados, lo que se denomina como alfabetización en IA.
La obligatoriedad de formar a los empleados en el uso de herramientas de IA
El Artículo 4 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act) establece de forma explícita la obligación de que tanto los proveedores como los usuarios profesionales (responsables del despliegue) de sistemas de IA adopten medidas para promover la alfabetización en inteligencia artificial de su personal.
Aplica a cualquier empresa u organización que utilice o desarrolle herramientas de inteligencia artificial y a las personas que las manejen en su nombre.
Las medidas formativas deben adaptarse a los conocimientos previos, la experiencia y la formación técnica de los empleados, así como al contexto y los riesgos del sector en el que se emplee la IA.
Esta disposición legal es de aplicación general. Las autoridades competentes vigilan el cumplimiento de esta obligación de capacitación en el entorno laboral
¿Cuándo se debe poner en práctica?
El primer escenario es la introducción de una nueva herramienta o sistema de IA. El personal no debe tener acceso a un nuevo software de IA sin haber recibido primero las pautas de seguridad y confidencialidad de datos.
Otro momento clave es durante el plan de acogida (Onboarding). Cualquier nuevo empleado que se incorpore a un puesto que requiera el uso de herramientas de IA debe recibir la capacitación como parte de su formación inicial.
Además, también se debe capacitar al personal ante cambios de funciones o actualizaciones técnicas. Por ejemplo, si un empleado es promocionado o su flujo de trabajo cambia incorporando IA, o bien si el software que ya utilizaba recibe una actualización mayor con nuevas capacidades inteligentes.
¿Qué hacer para capacitar a la plantilla?
Una opción es acudir a empresas especializadas en el cumplimiento de la Ley de Inteligencia artificial. Entre las legaltech más destacadas se encuentra Atico34, que con su software Atico34 AI Governance ofrece una solución económica para todo tipo de empresas que permite gestionar todas las herramientas de IA desde una sola interfaz y que, además, ofrece itinerarios y cursos de formación gratuitos para sus clientes.
Otra solución, más enfocada a empresas europeas e internacionales es OneTrust. Su plataforma OneTrust Training & Learning Management System (LMS) permite a las empresas asignar contenidos formativos adaptados a los diferentes roles y niveles técnicos de sus empleados, evaluando sus competencias en materia de riesgos de la IA y generando de manera automatizada registros de asistencia y certificados de finalización.
Por otro lado, si la empresa no quiere recurrir a ayuda externa a la hora de formar a sus empleados, debería establecer un plan o protocolo de formación basado en los siguientes pasos.
Evaluar el nivel y los roles de la plantilla
La empresa debe realizar un diagnóstico inicial mediante encuestas para medir la familiaridad de los empleados con la tecnología y registrar qué herramientas de IA se usan ya en la organización.
Con estos datos, se clasifica al personal en grupos específicos según su nivel de interacción y responsabilidad, distinguiendo entre usuarios de herramientas generativas, perfiles técnicos de informática y directivos encargados de tomar decisiones estratégicas.
Definir los contenidos clave de la formación
El plan de estudios debe estructurarse en torno a tres pilares fundamentales:
- Fundamentos técnicos y el uso correcto de instrucciones (prompt engineering).
- Entendimiento de los riesgos y limitaciones del sistema (como los sesgos algorítmicos o las alucinaciones de datos).
- Cumplimiento estricto de la privacidad para proteger la información confidencial de la empresa y de los clientes.
Diseñar e impartir el programa formativo
La ejecución del plan debe combinar talleres prácticos basados en las tareas reales del día a día con el uso de plataformas de aprendizaje que ofrezcan certificaciones corporativas oficiales. Este proceso no debe ser un evento único, sino un sistema de formación continua con actualizaciones breves periódicas para que los conocimientos de la plantilla no queden obsoletos.
Crear una Política Interna de Uso de la IA
Esta política debe integrar obligatoriamente el principio de supervisión humana (human-in-the-loop) para garantizar la revisión de los resultados antes de su difusión, además de habilitar un canal interno de consultas para resolver de forma ágil cualquier duda técnica o ética.
Documentar y registrar la formación
El último paso consiste en recopilar y archivar todos los registros digitales, firmas de asistencia y certificados de los empleados que completen cada una de las sesiones formativas.
Es la única prueba válida que exigirán los inspectores y autoridades de control para demostrar de forma sólida que la organización cumple con la obligación de alfabetización digital.