Todo trabajador por cuenta propia debe guardar sus facturas ya que, en caso de que la Administración así lo solicite, deberá poder mostrarlas. El máximo de tiempo lo establece el código de comercio, que obliga a mantener dichos documentos durante seis años. Así lo recoge el Manual práctico sobre el IVA de 2019, editado y publicado por la propia Agencia Tributaria.

Según la Ley General Tributaria será necesario que el empresario o profesional conserve los siguientes documentos: las facturas recibidas, las copias o matrices de las facturas emitidas, los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación, los justificantes contables recogidos en el número 4º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto y los recibios justificativos de reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Su conservación podrá ser de forma física o electrónica, siempre que en esta última se pueda asegurar la legibilidad en el formato original, así como los datos asociados, firma electrónica o aquellos elementos que sirvan para otorgar tanto la autenticidad de la factura como que no ha sido manipulada.

Aquellas empresas o negocios que hagan esta conservación fuera de España sólo podrán utilizar la vía electrónica, debiendo garantizar el acceso en línea así como su carga remota y utilización por parte de la Agencia Tributaria, por si se diese el supuesto de que esta precisase la comprobación de los documentos.

Estas condiciones deberán cumplirlas todos los empresarios o profesionales que estén acogidos a los regímenes especiales del IVA. Aquellos que, sin embargo, sean considerados sujetos pasivos del impuesto sólo tendrán tales obligaciones en lo que se refiere a los justificantes contables y a las facturas recibidas.

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