Una de las ventajas de ser autónomo es que la contabilidad es más sencilla, en comparación con la que debe llevar, por ejemplo, una Sociedad Limitada. Sin embargo, existen ciertos casos en los que el autónomo también debe afrontar unas obligaciones contables más estrictas. Así lo recoge la Guía ‘Empresario Individual: creación y puesta en marcha’, editada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, y que acaba de ser actualizada.

En ella se aclara que existen profesionales por cuenta propia que deben elaborar libro diario, libro de inventarios y libro de cuentas anuales.

¿Qué autónomos tienen estas obligaciones contables?

Estos documentos contables son también de obligada realización y seguimiento en todas las sociedades y para los empresarios individuales o de responsabilidad limitada, en los casos en los que su actividad empresarial sea mercantil y tributen en el IRPF, bajo el método de estimación directa normal. En aquellas entidades en atribución de rentas, será obligatorio, siempre y cuando cada uno de sus miembros tribute también bajo el método de estimación directa normal.

Cómo se rellenan y dónde se presentan estos documentos contables

El libro diario, el libro de inventarios y el de cuentas anuales deberán cumplimentarse de manera electrónica y presentarlos para legalizarlos en el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa. El plazo máximo para la legalización de los libros son los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

En concreto, las cuentas anuales se presentan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su probación, junto a la certificación de aprobación de las cuentas, aplicación de los  resultados y, si procede, las cuentas consolidadas. Desde septiembre de 2013, los libros en blanco para su posterior utilización no pueden legalizarse en ningún caso. De igual manera, los libros en papel o electrónicos que no se hayan presentado mediante la vía telemática, tampoco podrán ser legalizados.

Para proceder a su legalización, se deberá acudir al registro mercantil que pertenezca al domicilio social de la empresa. En caso de cambio de domicilio, la legalización que se hubiera realizado en el registro de origen será válida. Por su parte, las sociedades corporativas deberán legalizar sus libros en el área o dependencia de Trabajo y Asuntos Sociales de la Delegación o, en su caso, Subdelegación del Gobierno que corresponda al domicilio social de la empresa.

Cómo realizar el proceso telemático

Para la presentación por la vía telemática, es necesario acceder a la página web del Colegio de Registradores y seleccionar la opción «Accede al Registro online». Una vez ahí, el empresario deberá darse de alta como usuario de la página, aceptando las condiciones generales y rellenando los datos necesarios (nombre, domicilio, datos bancarios, etc.).

Además, será necesario disponer de alguno de los certificados electrónicos reconocidos y válidos que permitan realizar el envío. Los libros se generarán mediante el propio sistema.

Una vez que se hayan recibido, se procederá a su tratamiento y se entregará, telemáticamente también, una acreditación indicando su legalización con su correspondiente fecha. En caso de ser defectuoso o fuera de plazo también se comunicará a través de esta misma vía.

Es importante que el empresario conserve una copia de los libros presentados con el mismo formato y ficheros que haya presentado para su legalización. De esta manera podrá demostrarlo en caso de inspecciones.